Pengguna baru dapat mendaftar dengan mengunjungi situs ChatFlow di https://www.chatflow.id, lalu klik tombol "Login" dan pilih "Buat Akun Baru". Setelah itu, isi formulir pendaftaran dan verifikasi email Anda. Setelah berhasil, Anda akan diarahkan ke dashboard utama. Pengguna yang sudah memiliki akun dapat langsung login menggunakan nama pengguna dan kata sandi pada halaman login yang sama.

Untuk menambahkan nomor sebagai bot, pengguna harus masuk ke menu "Workspace", lalu klik "Tambah Perangkat Baru". Selanjutnya, isi nama perangkat dan nomor telepon yang akan digunakan. Setelah perangkat dibuat, klik "Scan QR" untuk menampilkan barcode. Barcode ini harus dipindai melalui aplikasi WhatsApp pada ponsel yang ingin dihubungkan dengan cara masuk ke menu WhatsApp (ikon tiga titik), pilih "Perangkat Tertaut", lalu "Tautkan Perangkat". Jika berhasil, perangkat akan terhubung dengan ChatFlow.

ChatFlow menggunakan sistem token dan menyediakan paket langganan. Token kemungkinan digunakan untuk fitur atau interaksi tertentu dengan chatbot. Pengguna dapat membeli paket token (Starter, Growth, Business) yang menawarkan jumlah token berbeda, kontak tak terbatas, dan dukungan pelanggan. Selain itu, tersedia juga paket langganan (Starter, Growth, Business) untuk penggunaan selama 3 bulan, yang mencakup jumlah perangkat terhubung, token yang disertakan, kontak tak terbatas, dan layanan dukungan. Permintaan pembayaran akan dikirim melalui email, dengan berbagai metode pembayaran yang tersedia. Riwayat pembelian dapat dilihat di menu "Transaksi".

Pengguna dapat mengubah detail akun mereka dengan mengklik tombol "Akun" di dashboard. Di sana, pengguna dapat mengubah nama profil, alamat email, kata sandi, atau bahkan menghapus akun mereka.

Fitur "List Building" memungkinkan pengguna mengelompokkan kontak berdasarkan tag tertentu. Proses ini bisa dilakukan secara otomatis jika dalam percakapan terdapat kata kunci yang sesuai dengan tag. Daftar ini kemudian bisa digunakan dalam fitur "Campaign" untuk mengirim pesan tertarget ke grup kontak tertentu. Saat membuat campaign, pengguna memilih daftar, menentukan judul dan isi pesan, mengatur jeda antar pesan, dan bisa melakukan pengujian sebelum mengirim secara massal.

Fitur "Follow Up" digunakan untuk mengirim pesan lanjutan secara otomatis kepada calon pelanggan yang belum merespon dalam kurun waktu tertentu. Sistem akan menganalisis 10 percakapan terakhir dengan prospek berdasarkan prompt yang diberikan (contoh: "Ajak pengguna untuk memesan produk/jasa"). Pengguna dapat mengatur isi pesan follow-up, waktu jeda setelah chat terakhir, dan satuan waktunya (menit, jam, atau hari).

Fitur "Konfigurasi" memungkinkan pengguna mengatur bagaimana bot merespons, menyediakan basis pengetahuan tentang produk dan layanan, menentukan tujuan bot, menjelaskan konteks interaksi, serta menetapkan topik yang harus dihindari bot. Pengguna juga bisa mengatur kata kunci untuk menghentikan atau melanjutkan AI, serta mengaktifkan fitur pemeriksaan opsi pengiriman. Konfigurasi ini membantu mempersonalisasi respons bot, meningkatkan efisiensi, dan memastikan interaksi sesuai dengan kebijakan bisnis.